Aan het woord: Ingrid van Olst, interim-manager

5 jan 2021

Ingrid van Olst is sinds enkele maanden actief als interim-manager bij ouderenzorgorganisatie Hanzeheerd. We spreken haar over haar werk en wat de impact van corona is.

Ik vind het belangrijk mensen te prikkelen om zelf al na te denken over eventuele mogelijkheden zodat we de oplossing samen bedenken en er draagvlak voor is. Ik vind het mooi om te zien hoe medewerkers groeien als je ze de ruimte geeft hierin mee te denken en zaken zelf te kunnen regelen.

Kun je iets vertellen over de organisatie waar je nu als interim-manager werkt?

Hanzeheerd is een relatief kleine ouderenorganisatie die zowel lichte als zware zorg aan ouderen in de regio biedt. De ouderen die bij ons wonen hebben lichamelijke beperkingen en of lijden aan een vorm van dementie. De lichte zorg vindt bij cliënten thuis plaats en de zware zorg meestal in een van de locaties. Indien het de wens is om thuis zware zorg te ontvangen, dan doen we er alles aan om dat mogelijk te maken. Cliënten kunnen zowel in de instellingen als thuis rekenen op verzorging, verpleging, begeleiding, huishoudelijke zorg en maaltijdverstrekking. In deze organisatie wordt nog zelf gekookt en daar is iedereen heel positief over.”

Voor welke vraag heeft de organisatie gekozen om een interim-manager in te zetten?

Deze organisatie zit in de transitie van traditionele woonzorg naar verpleeghuiszorg. Er zijn recent veel wisselingen geweest in leiderschap en de insteek is om de benodigde professionaliseringsslag te maken met medewerkers. Dat betreft deskundigheid en eigenaarschap van medewerkers, persoonsgerichte zorg, methodisch werken en ECD gebruik. Ik ben daarbij verantwoordelijk voor de extramurale zorg, waarbij het gaat om processen herzien, werkafspraken maken en bedrijfsmatige zaken zodat de geleverde zorg ook daadwerkelijk betaald wordt. Daarnaast ondersteun ik de teammanager intramuraal bij diverse projecten, zoals het opstellen van integrale teams, het implementeren van het Elektronisch Cliënten Dossier en meedenken in de inrichting hiervan samen met de Wijkverpleegkundige.

Verder is er een covid-unit opgezet en daarbij zijn wij ook betrokken geweest.

Is deze vraag uniek, of is het exemplarisch voor deze tijd? Kun je daar wat meer over vertellen?

Ik denk dat in deze tijd veel organisaties worstelen met de verandering van verzorgings- naar verpleeghuis en de uitdagingen die daarbij horen. Dit vraagt voor de organisatie en medewerkers een cultuuromslag en anders werken en is niet van de een op de andere dag geregeld. Daarnaast is het leveren van persoonsgerichte zorg en de PDCA een aandachtspunt dat zeker de aandacht behoeft. Medewerkers hebben dit vaak niet voldoende geleerd en moeten zich dit eigen maken.

Ingrid ziet dat het stellen van doelen en acties prima gaat, maar dat het opvolgen, evalueren en bijstellen nog zeker aandacht nodig heeft: een juist ingericht ECD-systeem wat daarbij helpt is een vereiste hierin. Dit geldt door de hele organisatie met verbeterplannen.

Wat zijn de belangrijkste thema’s waar jij je op richt?

Ingrid probeert vraagstukken die niet helder zijn voor bijvoorbeeld medewerkers uit de thuiszorg beter in beeld te brengen en in een helder proces te beschrijven, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren, hoe de werkwijze is en wie waar verantwoordelijk voor is. “Daarnaast vind ik het belangrijk mensen te prikkelen om zelf al na te denken over eventuele mogelijkheden zodat we de oplossing samen bedenken en er draagvlak voor is. Ik vind het mooi om te zien hoe medewerkers groeien als je ze de ruimte geeft hierin mee te denken en zaken zelf te kunnen regelen. Ik wil er zijn voor medewerkers en ze het gevoel geven voor hen in te staan als het nodig is.”

Wat is de meerwaarde van (jou als) interim manager in deze situatie?

Door van buiten de organisatie te komen, zie ik zaken soms anders en duidelijker dan mensen die er ‘middenin zitten’. Soms is het ook gemakkelijker om als relatieve buitenstaander punten op te pakken en verder te brengen. Als je al een tijd in de organisatie werkt, zie je deze minder scherp meer. Als diverse werkprosessen zijn verhelderd en ik heb verbinding kunnen maken tussen de diverse afdelingen, teammanagers en medewerkers vind ik dat mooi.

Ingrid wordt ook enthousiast als collega’s niet alleen zelf met een probleem komen maar ook al hebben meegedacht over de oplossing: “Het is belangrijk met een goed plan te komen en dit ook af te sluiten. Niet allemaal open eindjes.”

Ingrid beschrijft zichzelf als een mensenmens: ze houdt tegelijkertijd van duidelijkheid want “dat is voor medewerkers ook fijn”. Zo weten zij wat de kaders zijn van wat mag en hoe processen werken.

Wat komt je tegen nu met corona?

Er gaat wel iets verloren. Overleggen zijn veel digitaal en dat werkt toch anders. Ik spreek wel 1-op-1 persoonlijk af met medewerkers. In de organisatie hebben we inmiddels wel een speciale unit voor corona. Per locatie is er zo’n unit. De organisatie is goed voorbereid en dat scheelt een stuk. Toch moet je op een dag meer schakelen omdat er veel onverwachte zaken gebeuren. De uitval of afwezigheid van medewerkers bij COVID geeft veel druk op dienstroosters.

Wat hoop je te bereiken met deze opdracht: wat is af als het af is?

Problemen die er waren zijn helder of opgelost. Er liggen heldere werkprocessen en er is een eenduidige werkwijze voor alle teams op de locaties met betrekking tot werkprocessen. Dat medewerkers zijn gegroeid en weten wat ze wel en niet kunnen en het waarom voor hen helder waarom iets moet zoals het moet. Als ze dit weten en snappen is de weerstand vaak weg. Dit is het doel waar Ingrid voor gaat in deze opdracht.

Zij wil ook graag inspiratie zijn voor medewerkers en teams. Door te sparren wil ze anderen tot nieuwe inzichten brengen en aanmoedigen om dit ook verder met elkaar op te pakken: “Dat ik de verandering heb kunnen maken en we op beide locaties gebruik maken van elkaars kwaliteiten, niet wij-zij maar samen ervoor gaan. Dat je als teammanagers meer contact met elkaar krijgt en meer gaat afstemmen over eenduidige werkwijzen, dat is al een hele winst.

 

Foto: Links Inge van Loo, Manager Wonen Welzijn Zorg bij Hanzeheerd en rechts Ingrid van Olst, adviseur bij De Impuls voor de Zorg

PS: Inmiddels is Ingrid gevraagd voor een vervolgopdracht bij Hanzeheerd

Share This