Een collega en verpleegkundig kwaliteitscoach zei laatst: “Ik kan nog niet weg uit mijn opdracht want de veranderingen zijn nog niet geborgd”. In dit blogje een paar gedachten daarover.

Iedereen kent dit plaatje van de PDCA-cyclus, zo essentieel in de kwaliteitsdenken. Ik ben altijd gefascineerd geweest door de wig in het plaatje dat staat voor borging. Het riep bij mij de associatie op dat je na je ‘plan’ en je ‘do’ en als je de gewenste situatie hebt ‘gecheckt’, iets moet doen om terugval naar de oude situatie te voorkomen. Het is immers heel menselijk om in de loop der tijd terug te vallen in oud gedrag. Met een wig voorkom je dat het wiel van verbetering terugdraait naar de oude situatie.

In mijn verbeelding is de wig in het plaatje vervangen door een stapel protocollen of een ordner met notulen van werkoverleggen waarin de afspraken staan die we hebben gemaakt. In vaktermen heet dat de nieuwe standaard maar of een stapeltje papier kan voorkomen dat we terugvallen naar oud gedrag….?

Natuurlijk is het belangrijk om afspraken en werkwijzen – de nieuwe standaard – vast te leggen. Maar dat op zichzelf is onvoldoende borging, onvoldoende garantie dat we kunnen vasthouden aan het bereikte resultaat.

Wat is borging dan wel?

1. Een collega interim manager die vaak met dit bijltje hakt, heeft een praktische oplossing: net zolang door blijven gaan tot het een automatisme is. Dat duurt langer naarmate de gedragsverandering complexer is; volhouden dus. In dit artikel lees je meer over complexe gedragsverandering. De collega verpleegkundig kwaliteitscoach zegt: borgen is niet dat het perfect loopt als ik wegga, maar juist dat het team zelf nog knutselt aan de uitvoering. Dat maakt dat zij zich intrinsiek verantwoordelijk voelt voor deze verandering.
2. Het plaatje laat nog iets zien; de PDCA cyclus is niet éénmalig. Het is een zich herhalend patroon, gericht op continue verbetering. Borgen door herhalen met als doel automatisering voorkomt terugval. Dat is een weinig ambitieus doel. ‘Blijven knutselen’ aan de uitvoering en daarmee verantwoordelijkheid nemen is op de toekomst gericht. En als ‘knutselen’ op methodische wijze kan, zijn we op de goede weg. Door het team te leren een nieuwe PDCA cyclus te starten, gericht op monitoring van de nieuwe standaard, draagt dit aanzienlijk bij aan continue verbetering. Op dat vlak valt overigens voor teams nog een wereld te winnen. Want ambitieuze teams zijn meesters in het plannen maken en goed in het ze (deels) uitvoeren maar regelmatig evalueren van bereikte resultaten en bijstellen is een competentie die vaak nog ontwikkeld moet worden.

Hoe ziet uw wig eruit? Draait uw PDCA cyclus bergopwaarts?

Wij van De Impuls voor de Zorg zijn nieuwsgierig naar wat uw ideeën, ervaringen en vooral praktische tools zijn voor borgen en continue verbetering!

Rob Uijterwaal