Een dag uit het leven van…. Een projectleider

nov 29, 2019

Recent was ik als projectleider aan de slag op een GRZ afdeling (geriatrische revalidatie) binnen een VVT instelling. De vraag vanuit de organisatie was om de basis op orde te brengen op deze afdeling, zowel inhoudelijk, personeel, procesmatig en bedrijfsmatig. Op basis van de analysefase heb ik een roadmap opgesteld en projectvoorstel gedaan. Uiteindelijk zijn we aan de slag gegaan met zes deelprojecten. Hiervoor zijn verschillende werkgroepen en een projectstructuur opgezet.. Na enkele maanden kon ik voorsorteren op de afronding en overdracht in de lijnorganisatie.

Verstand van zaken

Een veelgehoord geluid is dat een projectmanager in principe geen kennis hoeft te hebben van het thema om een project te kunnen managen. Ik ben van mening dat je zowel vaardig moet zijn op het gebied van projectmanagement, maar zeker ook voldoende inhoudelijke kennis moet hebben. In deze opdracht heb ik veel gehad aan de kennis en ervaring van de revalidatieafdeling van een verpleeghuis waar ik enkele jaren heb gewerkt. Verder heb ik me uiteraard vooraf in de materie verdiept. Gedurende de opdracht heb ik gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van collega’s. Ik merk dat voor de collega’s waar ik nu mee werk heel prettig is dat ik weet waar ik het over heb. In mijn rol als projectleider maak ik gebruik van diverse werkvormen en stijlen, mindsets en methodieken. De kunst is om per keer in de ‘gereedschapskist’ te kijken en het juiste stuk gereedschap te kiezen om het beoogde doel te bereiken.

Draagvlak en borging

De verschillende werkgroepen hebben elk ‘eindproducten’ opgeleverd. Zo zijn er herziene processen, taak- en rolverdelingen en werkafspraken tot stand gekomen. Het was heel mooi om dit samen met betrokkenen te ontwikkelen. Zij zijn op die manier niet alleen kennishouders, maar ook belangrijk voor draagvlak en borging van de veranderingen. De uitkomsten van de werkgroepen zijn de belangrijkste ingrediënten voor trainingen aan het multidsciplinaire team.

Hoenderhok en blinde vlekken

In de training lopen we de thema’s door aan de hand van een PowerPoint presentatie. Helemaal nieuw is dit niet voor het team, want de leden van de werkgroepen geven al structureel terugkoppeling van de voortgang in het teambreed overleg. Het hele multidisciplinaire team is aanwezig, dat is fijn! We zitten met een groep trotse mensen want de inbreng en de kennis komt van hen. Zij hebben de werkwijzen bedacht, uitgedokterd en gekeken wat bij hen past en wat werkt. En mijn rol? Ik faciliteer, zoek uit wat de wetgeving zegt, geef kaders en richting, gooi knuppels in het hoenderhok en zoek naar blinde vlekken. Wat missen we nog? Wat is nog nodig? Ik spar hierover met mijn collega’s van De Impuls voor de Zorg. Daar ligt voor mij weer een bron van kennis en ervaring. De som der delen is ook bij ons in de organisatie gelukkig meer dan de losse elementen.

Niet op de plank

Een aantal zaken leggen we vast. Ik hanteer als stelregel dat documenten van toegevoegde waarde moeten zijn. Als ze alleen de plank gaan vullen dan heeft het geen zin ze te schrijven. Het is een middel om een doel te bereiken. Het geeft een goed gevoel om te tijdens het schrijven te constateren wat je met elkaar aan denkkracht hebt verzet! Nu rest nog de borging en overdracht. Ik help en ondersteun de verantwoordelijken van de afdeling waar ik kan om te checken, coachen en ondersteunen om het project te doen slagen en de nieuwe werkwijze te laten beklijven. Want pas dan ga ik met een echt tevreden gevoel weg. Alette Jager, Interim-manager, projectleider en coach

Share This