Performance woonlocatie, november/december 2021
“De bevindingen van Rob kwamen overeen met het beeld dat we zelf hadden. Ik kende zelf de aanpak met een mini-audit niet. Daarover was ik blij verrast. Met een kruisjeslijst werd in een oogopslag duidelijk wat goed ging en welke punten aandacht nodig hadden.”
Het probleem: “Uit de negatieve spiraal komen”
De Robert Coppes Stichting is een kleinschalige stichting met zo’n 150 medewerkers. De stichting ondersteunt in heel Zuid-Nederland ongeveer 250 volwassenen die blind of slechtziend zijn met bijkomende problematiek. Bestuurder Marian van Heerebeek vertelt: “In het Strategisch Team (ST) was zorg over een specifieke locatie. Het verzuim en onbedoelde personeelsverloop waren hoog en er waren vragen over de kwaliteit van zorg en de werkstructuren. Ook bedrijfsmatig gezien waren er problemen op deze locatie. De verantwoordelijk manager constateerde dat het team en de teamleden in een fase verkeerden waarbij ze ‘elkaar met moeite op de been konden houden’. Ze waren in een situatie terecht gekomen waarbij het team niet bij machte was om uit de eigen negatieve situatie te komen.”
De vraag: “Graag onderzoek op locatie”
Het ST zocht een adviseur die onderzoek kon uitvoeren op deze locatie. Marian: “Ik wilde graag dat er onderzoek werd uitgevoerd op de locatie: de werkprocessen, de kwaliteit van werk en de ervaringen van medewerkers. Ik was benieuwd of onze ontwikkelplannen aansloten bij de stand van zaken. Verder wilde ik advies over de vervolgstappen die nodig waren om tot meer structuur en rust te komen.”
De uitvoering: “Rustig en deskundig”
Na een kennismaking startte onze adviseur Rob Uijterwaal met de opdracht. Hij kreeg diverse documenten toegezonden, kwam meerdere keren op de locatie, bekeek dossiers en sprak verschillende medewerkers en andere betrokkenen. Marian is erg te spreken over de mini-audit die Rob uitvoerde. Daarmee gaf Rob een beeld van de kwaliteit van zorg, in vergelijking met de geldende kwaliteits- en toetsingskaders.
Marian: “Wat ik opvallend vond is dat Rob zo gemakkelijk geaccepteerd werd door het team. Hij heeft een rustige uitstraling en stelt mensen op hun gemak. Maar hij durft ook vragen te stellen, die gaan over kwaliteit van zorg. Hij nodigt mensen uit tot vertellen, leren en reflecteren. Dat werkte heel positief.”
De opbrengst: “Interim manager aanstellen”
Rob bracht zijn bevindingen samen in een adviesrapport. Dat presenteerde hij aan het ST, en ook aan het team. Inmiddels was besloten dat er een interim manager nodig was op de locatie, om met de adviezen aan de slag te gaan. Marian: “Rob was onvoldoende beschikbaar om deze interim opdracht zelf uit te voeren. Via De Impuls voor de Zorg vonden we wel een andere interim manager, Corien Althuizen, die al snel aan de slag kon. Wat extra fijn was, is dat Rob nog enkele weken overbrugd heeft, tot Corien kon starten als interim manager op de locatie.”
Toegevoegde waarde: “Mini-audit geeft snel een duidelijk beeld”
Marian: “Ik had verwacht dat er degelijk onderzoek zou worden uitgevoerd. Dat is ook gebeurd. De bevindingen van Rob kwamen overeen met het beeld dat we zelf hadden, maar het was fijn en goed dat er met de blik van een buitenstaander naar gekeken werd. Ik kende zelf de aanpak met een mini-audit niet. Daarover was ik blij verrast. Met een kruisjeslijst werd in een oogopslag duidelijk wat goed ging en welke punten aandacht nodig hadden. Het biedt ook voor ons misschien handvatten voor het meer structureel monitoren en sturen op kwaliteitsontwikkeling binnen onze organisatie.”
En nu verder…
Marian: “De focus ligt de komende tijd op de basis op orde te krijgen. Dat gaat over kwaliteit van zorg, maar ook over het handen en voeten geven aan onze visie en kernwaarden. Corien is als interim manager goed aan de slag met het team op de locatie waar Rob onderzoek heeft gedaan. Ik heb goede hoop dat we daar verder kunnen ontwikkelen op de ingeslagen weg.“