Met deze tips helpt u uw organisatie de volgende coronapiek door

31 aug 2020

Met toenemende ongerustheid kijken we naar de dagelijkse coronacijfers. Steeds meer groeit het besef dat het slechts een kwestie van tijd is en er weer corona-uitbraken zijn in intramurale locaties van de ouderen- en de gehandicaptenzorg. De adviseurs en interim-managers van De Impuls voor de Zorg hebben tijdens hun werk vaak volop te maken gehad met corona-uitbraken. Alle reden om binnen De impuls voor de Zorg onder de collega’s de belangrijkste tips te verzamelen.

De tips zijn bedoeld voor managers en bestuurders en dragen – zo hopen wij – bij aan het zorgen dat uw medewerkers zo goed mogelijk door een eventuele volgende corona-uitbraak heen komen.

1. Gebruik periodes met weinig besmettingen

Benut de periodes zonder hoge coronapieken om de volgende uitbraak goed het hoofd te bieden. Ga met uw managers, leidinggevenden en vooral de uitvoerende medewerkers (zorg en disciplines) na wat jullie nu al kunnen doen om goed beslagen ten ijs te zijn als er nog eens (of voor de eerste keer) corona uitbreekt in uw organisatie.

2. Zorg voor een draaiboek

Zorg voor een up to date draaiboek ‘corona uitbraak’. Zorg dat dat draaiboek zo concreet mogelijk aangeeft wie wat en wanneer te doen heeft indien er een of meerdere coronabesmetting plaats hebben gevonden. In dat draaiboek horen tenminste de volgende elementen: cliëntenzorg (afspraken rondom isolatie, cohort, wel/niet overplaatsen etc.), omgaan met bezoek tijdens uitbraak, materiaal voorziening, doorgang reguliere zorg, psychosociale begeleiding medewerkers en behandelaren, voeding, schoonmaak).

3. Bescherm uw personeel 

Een apart maar heel belangrijk hoofdstuk in uw draaiboek betreft de personele bezetting. Juist in de langdurige zorg is al vaak een enorm tekort aan dragende krachten. En juist in de langdurige zorg hebben dragende krachten de neiging om zich bijna op te offeren voor de cliëntenzorg en de zorg voor hun collega’s.

In uw draaiboek – zo is onze tip – neemt u maatregelen op om deze krachten tegen zichzelf te beschermen, ook al gaat dat ten koste van de zorg aan uw bewoners. Op termijn is dat volgens De Impuls van de Zorg de enige juiste keuze. Uw medewerkers zijn immers onmisbaar, juist in deze zware tijden.

4. Instrueer medewerkers op tijd

Houd er rekening mee dat lang niet alle medewerkers of andere betrokkenen hun weg in uw digitale systemen kunnen vinden. Bedenk tevoren hoe u bijvoorbeeld vrijwilligers, uitzendkrachten of de dienstdoende achterwacht SO-er instrueert en informeert.

5. Regel nu psychologische ondersteuning

Stel psychologische ondersteuning beschikbaar ook als er nu geen corona-uitbraak is. Medewerkers die al eerder een uitbraak hebben meegemaakt zijn, geven misschien aan geen hulp nodig te hebben. Onze tip is om toch juist nu stil te staan bij wat er gebeurd is en welke gevolgen dat voor de medewerkers als persoon heeft gehad.

Vergeet daarbij niet dat ook de medische en paramedische disciplines aandacht nodig hebben. Vaak gedragen zij zich juist als beschermers van de zorgmedewerkers, maar veronachtzamen ze hun eigen gevoelens (het zijn net mensen).

6. Oefen met elkaar

Werk juist nu met instructies, e-learnings en eventueel zelfs met simulatie corona-uitbraken. Net als brandoefeningen kunnen zorgen dat iedereen goed voorbereid is bij echte brand, kan een simulatie corona-uitbraak waardevol zijn om te zien hoe uw medewerkers reageren en of uw draaiboeken goed werken. Voor medewerkers in de langdurige zorg is het omgaan met beschermende maatregelen geen dagelijkse routine.

Hoe hang je die beschermende jas op? Buitenkant binnen of binnenkant buiten? Hoe heeft de afvoer van vuil en de vuile was plaats, wanneer wel en wanneer niet overpakken in een rode zak? Wat betekent een cohort afdeling voor mij als medewerker? Nu is de tijd dat uw medewerkers veilig en in alle rust kunnen oefenen en leren.

7. Pas uw communicatie aan

Voorkom crisistaal en ‘crisisdenken’. Als uw organisatie nu nog overvallen wordt door een corona-uitbraak moet u echt achter uw oren krabben. Woorden als ‘crisisteam’ en ‘crisis bezweren’ vergroten ook het crisisgevoel bij uw medewerkers. Medewerkers mogen erop rekenen dat bij een (nieuwe) uitbraak een draaiboek klaar ligt en dit draaiboek in alle rust en stabiliteit wordt uitgevoerd.

Communicatie is een logisch sleutelbegrip bij een corona-uitbraak. Zowel naar de eigen medewerkers (vrijwilligers etc.) als naar de bewoners en hun relaties toe. Pas de communicatie qua taal en uitvoering aan op de specifieke doelgroepen en meld wat relevant is voor de specifieke groep ontvangers. Zorg voor vaste structuur in vorm, inhoud en tijdstip van de communicatie. Ook als er geen nieuws te melden is, is dat belangrijk nieuws voor uw medewerkers.

8. Corona is een project zonder startdatum

Beschouw corona als een project met een centraal coronateam en decentrale uitvoerende groepen (linking-pin principe). Alleen is de startdatum van het project nog onbekend. Plan dus ook in de projectgroep of in de lopende crisis steeds een aantal weken (plusminus 6-8) vooruit. Dit geeft stabiliteit en rust in een omgeving wat dagelijks kan veranderen. Het lijkt misschien niet haalbaar maar het helpt echt.

Zorg dat de projectleden en de leider verknoopt zitten aan uw hiërarchische lijnen zodat snelle besluitvorming en concrete acties mogelijk zijn. Daadkracht en snelheid zijn belangrijk. Zorg dat ook uw uitvoerende medewerkers vertegenwoordigd zijn in het centrale coronateam. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor de medische en paramedische vertegenwoordigers. Een communicatiemedewerker (als die binnen de organisatie werkt) is natuurlijk essentieel binnen het centrale team.

9. Werk met decentrale teams

Stel uw decentrale teams samen uit vertegenwoordigers uit de zorg en behandeldisciplines. Dit kan bijvoorbeeld het vaste MDO team zijn. Wijs binnen dit team aandacht functionarissen aan die ook over toereikende bevoegdheden beschikken. Met inbreng van medewerkers die dagelijks in de uitvoering staat worden de noodzakelijke maatregelen ook kwalitatief getoetst aan de haalbaarheid in de praktijk.

10. Sla beschermingsmiddelen in

Zorg voor voldoende middelen: handalcohol, mondmaskers, ed. Leg een gedegen voorraad aan. Tijdens een corona-uitbraak vliegt het materiaal er extreem snel doorheen.

11. Maak kosten inzichtelijk

Financiën: zorg dat u de uitgaven met betrekking tot corona apart bijhoudt. Het gaat natuurlijk om de extra inzet van medewerkers en flexkrachten maar ook het materieel.

12. Moedig uw team aan

Gebruik verschillende manieren om medewerkers aan te moedigen en te laten weten dat je trots bent. Bel, breng fruit of wat lekkers, stuur kaartjes, bel regelmatig met de medewerkers die niet mogen of kunnen werken, loop veel rond en wees letterlijk ter plekke.

Rob Uijterwaal
Adviseur De Impuls voor de Zorg

 


Dit artikel verscheen op 25 augustus 2020 in de nieuwsbrief van Skipr

Share This