Regelmatig krijgen wij van opdrachtgevers de vraag om mee te denken met de oplossing van een probleem of vraagstuk. Dat kan gaan om een strategisch vraagstuk waarvoor marktonderzoek nodig is, zoals ‘hoe kunnen we ons marktaandeel Geriatrische Revalidatie of gerontopsychiatrie uitbreiden?’. We krijgen ook vragen over herinrichting zoals de doorontwikkeling van zelfsturing binnen een organisatie. Soms gaat het ook om herinrichting van processen of de implementatie van een nieuw ECD. Allemaal onderwerpen die zich lenen voor een projectmatige aanpak.
Het algemeen bekende kenmerk van een project is dat het een begin en een einde heeft. Een projectmatige aanpak heeft veel voordelen. Je brengt structuur aan waardoor je doelgerichter en planmatiger naar het gewenste resultaat toewerkt. Hiermee vergroot u de kans op een succesvolle afronding van de kwestie. Een fijn vooruitzicht!
De ‘gouden regels’ van projectmanagement
Hoe pakt u het direct goed aan?
- Bepaal met elkaar het doel en het gewenste eindresultaat Zorg ervoor dat er bij de start overeenstemming is over wat het project moet opleveren. Zo voorkomt u vertraging tijdens het project door onduidelijkheid vooraf weg te nemen. Besteed daarom tijd aan een goede opzet en omschrijf een helder en haalbaar doel.
- Bepaal de omvang van het project In de zorgsector zijn veel vraagstukken met vaak ook veel onderlinge samenhang. Stel daarom vooraf vast wat de grenzen van het project zijn. Vermijd de ‘dit-pakken-we-meteen-ook-even-mee’-uitspraak waardoor de kans groot is dat projectmedewerkers met alles tegelijk en dus met niets echt bezig zijn. Zo houdt u het project binnen de afgesproken doorlooptijd en met de afgesproken hoeveelheid geld. Stel een lijst op van waar het project NIET over gaat; daarmee verschaft u de betrokkenen en bijstanders direct focus en helderheid.
- Zet een projectteam op met gemotiveerde medewerkers Soms is de verleiding groot om een projectteam samen te stellen met mensen die toevallig beschikbaar zijn of zichzelf aanbieden. Bedenk dat mensen met de juiste motivatie waarschijnlijk beter en sneller resultaat kunnen halen. Dit vraagt om een goede en strakke planning van werving. Een betrokken en energieke projectleider is dan ook een must.
- Bepaal hoe lang het mag duren en wat het mag kosten of zorg dat de projectleden tijd en ruimte hebben Een project vraagt tijd en aandacht. Een krachtige projectleider maakt bij de start van het project een inschatting van de benodigde tijd en middelen. Dat maakt het voor u als opdrachtgever, gemakkelijker om keuzes te maken.
- Bewaak voortgang en stuur op afwijkingen De projectleider houdt u als opdrachtgever op de hoogte van de voortgang. Nog belangrijker is het dat de projectleider u informeert over afwijkingen en risico’s. Zo bent u niet alleen op de hoogte, maar ook in control in het proces van de gewenste verandering. En op die manier kunt u tijdig besluiten of en hoe u gaat bijsturen.
- Communiceer In een sterk opgezet project wordt er planmatig en structureel gecommuniceerd over de voortgang. Het is immers niet vanzelfsprekend dat iedereen aangehaakt is en blijft terwijl de drukte van alledag ook aandacht vraagt. Een nieuwsbrief of bijpraatmail met een bepaalde frequentie is dan helpend. Houd de informatie kort en neem alleen veranderingen en ontwikkelingen op die voor de lezer van belang zijn.
- Vier successen Om de motivatie te behouden, is het – met name tijdens langer lopende projecten – belangrijk om successen te vieren. Dit geeft ruchtbaarheid aan resultaten van het project, zorgt voor structuur en fasering en houdt de projectmedewerkers gemotiveerd.
Heeft u een vraagstuk in uw organisatie waarbij de oplossing niet wil vlotten? Wij gaan graag met u in gesprek om de vraag te verhelderen of om deze – eventueel gezamenlijk – projectmatig op te pakken.